Benutzen Sie in Ihrem Unternehmen Microsoft 365 (früher Office 365)? Haben Sie die Nutzungsbestimmungen dazu einmal im Detail durchgelesen? Natürlich nicht – wer findet schon die Zeit dafür? Wer es trotzdem tut, könnte über den folgenden wichtigen Satz stolpern: «Sie sind für den Schutz der Sicherheit Ihrer Daten und Identitäten, lokalen Ressourcen und der von Ihnen gesteuerten Cloudkomponenten zuständig.» Was bedeutet das im Detail?

 

Datensicherung: Verantwortlich ist der Kunde

«Wer Microsoft 365 als Mail-Lösung oder für Sharepoint einsetzt, geht in der Regel davon aus, dass seine Daten in der Cloud und damit gegen Datenverlust jeder Art abgesichert sind», sagt Markus Bours, KMU-Verantwortlicher bei der Belsoft Infortix AG. «Grundsätzlich ist es auch richtig, dass Microsoft wie auch andere Services über hoch verfügbare Infrastrukturen verfügen und bei technischen Problemen alles daran setzen, verlorene Daten wiederherzustellen – sie versprechen es aber nicht», warnt er.

Verantwortlich für die Datensicherung ist bei Microsoft 365 einzig und allein der Kunde. Für die möglicherweise massiven finanziellen Folgen von verlorenen Daten haftet Microsoft entsprechend nicht. «Das ist vielen Kunden nicht bewusst», erklärt Markus Bours. «Deshalb sichern sie sich intern nicht ab, obwohl der Aufwand und die Kosten dafür im Vergleich zum potenziellen Schaden minim sind.»

 

Hackerangriffe, technische und menschliche Fehler

Doch was soll denn überhaupt passieren? Wo liegen die Gefahren? «Zum einen kann natürlich auch bei einem grossen und renommierten Cloud-Anbieter ein Problem nie ausgeschlossen werden – das zeigte beispielsweise der Vorfall bei der Swisscom vor rund einem Jahr», so Bours. «Es gibt aber auch Fälle, bei denen menschliches Fehlverhalten oder Hackerangriffe zu Datenverlusten führen.»

Werden Mails, Ordner oder Dateien aus Versehen gelöscht oder fallen sie einem bösartigen Cyberangriff zum Opfer, so können sie während sechzig Tagen wiederhergestellt werden. Was aber, wenn der Verlust von zwar wichtigen, aber selten benötigten Daten – etwa solchen, die aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen – zu spät bemerkt wird? «Diese Daten sind endgültig weg», sagt Markus Bours.

Ein weiteres Szenario, mit dem er schon konfrontiert war, ist die Beendigung der Cloud-Services aufgrund von fehlenden Zahlungen: «Die Kreditkarte war abgelaufen, die damals zuständige Person nicht mehr im Unternehmen und die Erinnerungsmails liefen ins Leere.» Auch hier gilt eine Karenzfrist von sechzig Tagen, bis die Daten unwiderruflich gelöscht werden.

 

Sicheres Backup im Schweizer Rechenzentrum

Für all diese Fälle bietet die Belsoft Infortix AG eine einfache Backup-Lösung. «Wir können alle Microsoft Online-Services sicher in unserem Schweizer Rechenzentrum speichern und bei Bedarf jederzeit wiederherstellen», erklärt Markus Bours. In einem monatlichen Betrag pro Benutzerkonto sind alle Services inbegriffen.

«Die Wiederherstellung kann vom Kunden selbst ausgeführt werden, aber bei Bedarf übernehmen wir das natürlich ebenfalls», so Bours. Und dabei zeigt sich Infortix flexibel: «Es muss nicht immer ein Datenverlust sein, damit wir aktiv werden. Auch wenn sich bei einer fehlgeschlagenen Synchronisation eines neuen Geräts die Adressbuch- oder Kalendereinträge plötzlich vervielfacht haben, stehen wir gerne zur Seite und stellen die vorherige Version wieder her.»

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